به گزارش جهان نيوز، نرم افزارهای مدیریت پروژه به سامانه هایی اطلاق میشود که به جهت مدیریت بهینه زوایای مختلف پروژه به مدیران پروژه کمک میکنند. با وجود این تعریف کلی باید گفت که نرم افزار مدیریت پروژه میبایست در خصوص جامعیت تا حدودی از نرم افزارهای کنترل پروژه مرسوم فاصله بگیرد. منظور از نرم افزارهای کنترل پروژه، نرم افزارهای شناخته شده -عموما تک کاربره – مانند مایکروسافت پروجکت و یا پریماورا هستند. این نرم افزارها معمولا کار مدیریت سه حوزه مهم از مدیریت پروژه یعنی، زمان، محدوده و هزینه پروژه را در قالب نمودار گانت مدیریت میکنند. بعلاوه برخی از کاربران حوزه مدیریت منابع را نیز در همین نرم افزارها انجام میدهند. اما نرم افزارهای مدیریت پروژه عموما دیدی وسیعتر داشته و حوزه های وسیعتری (بر اساس حیطه های دانش مدیریت پروژه PMBOK) از پروژه را مد نظر قرار میدهند.عنوان دیگری که برای چنین سامانه هایی مرسوم است "سیستم اطلاعات مدیریت پروژه" یا به اختصار PMIS هست.

اهمیت داشبوردهای پروژه
همچنین این سامانه ها معمولا به صورت چند کاربره و تحت وب ارائه میشوند و در نهایت داشبورد مدیریت پروژه را در اختیار سطوح مختلف سازمان قرار میدهند. همچین این سازمانه در اغلب اوقات از سطح پروژه بالاتر رفته و داشتبوردهای مدیریت پروژه خود را به سطح مدیریت طرح و پورتفولیو گسترش میدهند. برخی از این سامانه ها مانند نرم افزار مدیریت پروژه IPMP داشبوردهای قابل شخصی سازی با امکانات وسیع در سطوح مختلف پرتفولیو و پروژه ارائه میدهند.

اهمیت مدیریت پورتفولیو در سامانه های مدیریت پروژه سازمانی
وجه دیگر تفاوت این سامانه ها با نرم افزارهای کنترل پروژه، سازمانی بودن وحتی بین سازمانی بودن آنهاست. بدین معنی که بجای آنکه یک کاربر با آنها تعامل داشته باشند، به صورت بالقوه تمامی افراد مرتبط با پروژه در سازمان و یا سازمانهای همکار در اجرای یک پروژه با این سامانه ها تعامل دارند.

همچنین این سامانه ها اصولا امکان مدیریت همزمان کلیه پروژه های سازمان به صورت همزمان را میسر میسازند. برای این کار معمولا از روش دسترسی ماتریسی استفاده میشود به این معنی که هر فرد علاوه بر نقش سازمانی خود ممکن است در پروژه های مختلف نقشها (و طبیعتا دسترسیها) ی مختلف داشته باشد. برای مثال نرم افزار مدیریت پروژه IPMP در برخی از سازمانها بیش از 10 هزار پروژه را در سطح بخشهای مختلف سازمان در بر میگیرد.

سازمانهایی که با این تعداد از پروژه ها درگیر هستند معمولا برای مدیریت پذیری، استاندارد سازی و مقایسه پذیری بهتر این پروژه ها را در قابل پرتفولیوهای متعدد و حتی با ساختار درختی دسته بندی میکنند. این مسئله امکان پشتیبانی از مدیریت پروتفولیو در سطوح مختلف در سامانه های مدیریت پروژه ای که برای سازمانهای بزرگ در نظر گرفته میشوند دو چندان میکند.

منبع